Zarządzanie zespołem aptecznym to jedno z zadań, które spoczywają na kierowniku apteki. Od tego, czy dobrze wywiąże się z tego obowiązku, zależy sukces apteki jako przedsiębiorstwa i placówki zdrowia publicznego. Warto więc poznać podstawowe mechanizmy zarządzania i krok po kroku wdrażać je w swojej aptece.

Zgodnie z definicją zarządzanie jest planowaniem, organizowaniem, motywowaniem i kontrolą skierowaną na zasoby ludzkie prowadzące do osiągnięcia określonych celów. Punktem wyjścia w procesie zarządzania personelem apteki powinno być zatem określenie jednego, nadrzędnego z nich.

Wyznacz jeden cel i wartość

Działanie bez jasno określonego celu w przypadku biznesu jest drogą donikąd. Tak jak statek potrzebuje dobrego sternika, który wytyczy właściwy kierunek w drodze po bezkresach wód, tak apteka wymaga silnego lidera, który wspólnie z zespołem ustali jeden główny cel przyświecający każdemu działaniu, każdej decyzji, z którą w przyszłości przyjdzie mu się zmierzyć. Wiele aptek, szczególnie tych indywidualnych, nie ma mocno skonkretyzowanego celu. Choć ich pracownicy są pełni energii i sprawiają wrażenie zajętych, to ich działania są mocno rozproszone. Taki zespół marnuje swoje zasoby na realizację niewłaściwych priorytetów i szybko okazuje się, że w większości praca, którą wykonuje, jest syzyfowa. Pracownicy apteki, którzy wiedzą, czego chcą i czego oczekują od pracy, potrafią rozsądnie inwestować energię we właściwe zadania. Umieją wyraźnie rozgraniczyć sprawy pilne od ważnych. Z pomocą swojego przełożonego nadają zadaniom właściwe priorytety, a kiedy trzeba, idą pod prąd i szukają własnych rozwiązań.

Nadrzędne cele apteki mogą być różne. Mała osiedlowa placówka może skupić swoje wysiłki np. na budowaniu miłej, partnerskiej atmosfery albo na zapewnieniu trudno dostępnych i deficytowych leków. Kluczowym celem może być również wykreowanie lokalnej marki, np. apteki o wąskiej specjalizacji albo z cenami przyjaznymi pacjentom. To, który kierunek obierze kierownik, zależy w dużej mierze od mikrootoczenia, lokalizacji i aktywności konkurencji apteki. Często (szczególnie w przypadku aptek sieciowych) nadrzędne cele są narzucane przez wyższy szczebel, a kierownik powinien je odpowiednio wprowadzić do świadomości zespołu.

Poznaj strategie planowania

Na aptecznym podwórku warto stosować techniki stawiania celów znane od lat w dużych korporacjach. Do najbardziej znanych należy planowanie SMART oraz zyskująca na popularności strategia OKR (Objective and Key Result). Zgodnie z metodologią SMART obrany cel musi spełniać określone warunki:

Specific (ang. konkretny)

Cel nie może być zbyt ogólny. Musi być konkretny. Odnosząc to do realiów aptecznych – nie wystarczy powiedzieć sobie: „Chcę, żeby moja apteka przynosiła zyski”. Takie postawienie celu pozostawia miejsce na luźną interpretację. Aby cel był konkretny, należy nadać mu jednoznaczne ramy.

Przykład

W skali miesiąca chcę, by apteka osiągała duży obrót i wysoką marżę”.

Measurable (ang. mierzalny)

Cel musi być mierzalny po to, by na każdym etapie można było ocenić stopień jego realizacji. Warto więc cel określić liczbowo.

Przykład

„W skali miesiąca chcę, by apteka osiągała 200 tys. zł obrotu, a średnia marża wynosiła 25%”.

Achievable (ang. osiągalny)

Postawienie sobie poprzeczki zbyt wysoko może sprawić, że nasz cel spali na panewce. Jeśli dopiero zaczynamy apteczny biznes, osiągnięcie 200 tys. zł obrotu w krótkim czasie jest poza naszym zasięgiem. Widząc niepowodzenie w realizacji celu, szybko odczujemy brak motywacji i frustrację. Jeśli jednak obrót apteki wynosi 170 tys. zł, a marża wynosi nieco ponad 20%, to wskazany cel może być możliwy do osiągnięcia.

Relevant (ang. istotny)

Przedstawienie zespołowi celu finansowego z powyższego przykładu może wydawać się mało istotne. Należy przeformułować go tak, by przynosił określoną wartość dla osób go realizujących.

Przykład

„Chcę, by obrót mojej apteki wyniósł 200 tys. zł, a średnia marża 25%, bo pozwoli mi to przeznaczyć nadwyżki na premie dla moich pracowników”.

Time-bound (ang. osadzony w czasie)

Dzięki temu po jego upływie będzie można rozliczyć siebie i zespół z jego realizacji.

 

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę

Zobacz również

Nowe zasady realizowania e-recept w aptekach

BIKA_78_3.jpg

Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych to nazwa rządowego projektu. Jednym z jego celów jest wprowadzenie do powszechnego obiegu e-recept. Realizację tego projektu rozpoczęto w 2018 r., kiedy do systemu P1 zostały podłączone pierwsze apteki w Siedlcach i Skierniewicach. Od 1 stycznia 2019 r. do systemu P1 podłączono wszystkie apteki w Polsce.

Czytaj więcej

Polityka cenowa w aptece

BIKA_77_3.jpg

Budowanie odpowiedniej rentowności apteki to od wielu lat jedno z najważniejszych wyzwań dla właścicieli polskich aptek, szczególnie tych niezależnych. Istnieje wiele narzędzi, którymi można się w tej sytuacji posłużyć, a jednym z najbardziej skutecznych jest pricing, czyli efektywne zarządzanie cenami i marżowością oferowanych przez nią produktów.

Czytaj więcej

Asortyment atrakcyjny dla pacjenta, czyli co poza lekami

bika_76_47.jpg

Ponad 10 lat temu wydawnictwo Medpharm opublikowało poradnik dla farmaceutów. Jego duża popularność i poczytność wynikała z tego, że humorystycznie przedstawiono koncepcje dotyczące możliwości łączenia asortymentu w taki sposób, aby pacjent dokonywał zakupów kompleksowo. Jednym z pomysłów była ekspozycja chusteczek higienicznych obok kropli do nosa i kremu natłuszczającego. Celem niniejszego artykułu jest wskazanie, jak skutecznie zarządzać asortymentem w aptece, uwzględniając wiedzę o pacjentach i ich potrzebach.

Czytaj więcej

Numer bieżący

Przejdź do

Partnerzy

Reklama