Pozornie zwolnienie pracownika nie jest spójne z budowaniem wizerunku dobrego pracodawcy. Mimo to odpowiednie przygotowanie i przeprowadzenie procesu wypowiedzenia umowy może w istotny sposób wpłynąć na to, że apteka postrzegana jest jako wiarygodne i pożądane miejsce pracy.

Budowanie wizerunku solidnego i wiarygodnego pracodawcy (ang. employer branding) na rynku farmaceutycznym nie należy do najłatwiejszych zadań. Z jednej strony większość pracodawców to małe i średnie przedsiębiorstwa, których dochody ograniczają w znacznym stopniu możliwości inwestowania w dodatkowe działania wizerunkowe czy rozwój pracowników. Z drugiej zaś sytuacja rynkowa (tzw. rynek pracownika) wymaga ciągłego zwiększania atrakcyjności apteki jako miejsca pracy.

Jeżeli dojdzie do tego okoliczność, w której trzeba zwolnić pracownika, to zadanie robi się jeszcze trudniejsze. Dlatego w niniejszym artykule skoncentrujemy się na tym, w jaki sposób postępować, aby podjęcie tego typu decyzji nie naruszało w istotny sposób wizerunku właściciela apteki jako pracodawcy i pozwalało kontynuować działalność placówki z dobrze zmotywowanym zespołem oraz skutecznie pozyskiwać nowych kandydatów do pracy.

Employer branding, czyli wizerunek dobrego pracodawcy

Na początku warto wyjaśnić, czym w istocie jest employer branding. To zestaw zyskujących w ostatnich latach na znaczeniu działań ukierunkowanych na budowanie wizerunku „pracodawcy z wyboru”. Miano takie uzyskują apteki, w których obecny i potencjalny personel dostrzega atrakcyjne środowisko dla realizacji swojej kariery zawodowej.

Dlatego budowanie silnej marki pracodawcy koncentruje się przede wszystkim na stworzeniu przyjaznej atmosfery pracy i możliwościach rozwoju. Obejmuje ono profesjonalne standardy zarówno w obszarze rekrutacji, atrakcyjności wynagrodzeń, jak i benefitów pozafinansowych (np. opieka zdrowotna, dofinansowanie szkoleń czy wyjazdy integracyjne). To jednak nie wszystko. Z perspektywy pracowników bardzo ważnymi czynnikami, wpływającymi na podjęcie decyzji o pracy w danej aptece, są także atmosfera, poczucie bezpieczeństwa i stabilność zatrudnienia kształtowane m.in. na podstawie opinii o tym, w jakich okolicznościach i w jaki sposób firma kończy współpracę z dotychczasowymi pracownikami.

Zwalnianie jako element employer brandingu

Chcąc zatem cieszyć się wizerunkiem dobrego pracodawcy (tak wewnętrznym, jak i na rynku pracy), należy dbać o to, aby również proces zwalniania przebiegał profesjonalnie. Oznacza to odpowiednie zadbanie o kilka kluczowych aspektów. Po pierwsze, istotne są elementy formalne, czyli przygotowanie właściwej dokumentacji i oficjalne wręczenie wypowiedzenia umowy o pracę. Po drugie, forma komunikacji oraz etyczność podejmowanych w tym zakresie działań. Nie chodzi tu bynajmniej wyłącznie o samą atmosferę rozmowy czy szacunek dla zwalnianej osoby, ale też działania dodatkowe, takie jak wsparcie pracownika w zakresie poszukiwania kolejnej pracy lub udzielenia przydatnych informacji czy też prawidłowe wypłacenie odprawy i innych stosownych świadczeń wynikających z przyjętego w aptece regulaminu pracy. W przypadku tego ostatniego, należy pamiętać o zachowaniu w tajemnicy warunków wypowiedzenia oraz przygotowaniu świadectwa pracy.

Jeżeli zależy nam na utrzymaniu dobrego wizerunku apteki, to dopełnienie powyższych czynności powinno stanowić standard i odbywać się zgodnie z przyjętymi na rynku pracy normami.

Kiedy zwolnić pracownika?

Decyzja o rozstaniu powinna być oparta o rzeczowe i merytoryczne argumenty. Obowiązujący w Polsce Kodeks pracy nie zawiera co prawda konkretnego katalogu przyczyn uzasadniających rozwiązanie z pracownikiem umowy, ale uznaje się, że każda przyczyna powinna być prawdziwa i transparentna dla zwalnianej osoby. Oczywiście powody takiej decyzji mogą leżeć zarówno po stronie pracodawcy, jak i wynikać z braku efektywności działań oraz postawy samego pracownika.

Wśród uzasadnionych przyczyn po stronie pracodawcy można wymienić:

1) zmniejszenie poziomu zatrudnienia w aptece – sytuacja ta wymaga szczególnej uwagi, gdyż na ogół wynika z pogorszenia kondycji finansowej firmy, co powinno wiązać się dodatkową komunikacją z osobami, które pozostają na swoich stanowiskach;

2) likwidację stanowiska zwalnianego pracownika apteki.

W przypadku przyczyn po stronie osoby zatrudnionej na ogół są to:

1) niewykonywanie poleceń kierownika apteki i/lub jej właściciela;

2) naruszenie obowiązków pracowniczych, brak należytej staranności i zaangażowania w pełnione obowiązki (np. niewłaściwa realizacja procedur wewnętrznych, popełnianie rażących błędów lub zła obsługa pacjentów);

3) częste lub długotrwałe nieobecności w pracy (np. nieuzgodnione opuszczanie apteki w godzinach pracy w celu załatwienia spraw prywatnych czy niestawianie się w pracy w wyznaczonych godzinach);

4) popełnienie przez pracownika apteki (w czasie trwania umowy o pracę) przestępstwa, które uniemożliwia jego dalsze zatrudnianie na zajmowanym stanowisku;

5) zawiniona przez pracownika utrata uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku (np. uprawnienia zawodowe farmaceuty);

6) długotrwała lub powtarzająca się absencja chorobowa – to najtrudniejsza przyczyna, gdyż opiera się na argumentacji wynikającej z trudnej sytuacji życiowej pracownika. Niemniej jego nieobecność i brak zdolności do pracy na ogół realnie wpływają na rentowność apteki, a tym samym mogą stanowić podstawę do zakończenia współpracy (warto tutaj odwołać się przed podjęciem decyzji do wytycznych wnikających w obowiązujących w Polsce przepisów prawa).

Jak się przygotować?

Truizmem jest stwierdzenie, że zwolnienie pracownika jest zadaniem trudnym dla właściciela lub kierownika apteki. Jeżeli zatem zależy nam nie tylko na formalnej poprawności, ale też na wizerunku pracodawcy, to warto starannie przygotować się do takiego działania. Istnieją tutaj trzy szczególnie ważne obszary, w ramach których powinniśmy podjąć odpowiednie działania:

a) aspekty formalne,

b) czas i przebieg rozmowy,

c) dalsze kroki po przekazaniu informacji o zwolnieniu.

Jeżeli chodzi o pierwszy z wymienionych obszarów, to jest on najłatwiejszy i wynika wprost z obowiązujących przepisów prawa pracy. Stosowną dokumentację oczywiście dobrze jest skonsultować z ekspertem zorientowanym w sprawach kadrowych, ale istnieje w tym zakresie duża liczba gotowych wzorów dokumentów, którymi można się posłużyć. O wiele większym wyzwaniem, szczególnie pod kątem wizerunkowym, są natomiast dwa kolejne elementy.

Jeżeli chodzi o samą rozmowę, to kluczowe jest wybranie odpowiedniego terminu (dnia tygodnia i godziny) zwolnienia pracownika. Czas, w którym przeprowadzimy takie spotkanie, zawsze będzie za sobą pociągał określone konsekwencje. Jeśli zrobimy to na początku tygodnia, to osoba zwalniana może od razu rozpocząć szukanie nowej pracy, w czym możemy bezzwłocznie ją wspomóc. Zmniejsza to prawdopodobieństwo zamknięcia się w sobie i przejścia w stan poczucia bezradności (co może kumulować się przez weekend, jeżeli rozmowa odbędzie się pod koniec tygodnia). Jednocześnie piątkowe popołudnie minimalizuje ryzyko wytrącenia z równowagi pozostałej części personelu apteki. Bez względu na to, na który wariant się zdecydujemy, kluczowe jest przygotowanie się do samej rozmowy oraz odpowiednie zaplanowanie jej przebiegu.

W ramach przygotowania do procesu zwolnienia ważne jest także zaplanowanie dalszych kroków. Wśród nich za szczególnie istotne uznaje się przekazanie obowiązków zwalnianego pracownika. Może to wiązać się z innym podziałem zadań w zespole lub zatrudnieniem nowej osoby. Jeżeli scenariusz działań przewiduje taką właśnie ewentualność, to proces rekrutacji kolejnego członka zespołu powinien rozpocząć się możliwie szybko. Z punktu widzenia funkcjonowania apteki optymalna jest sytuacja, w której nowa osoba rozpoczyna pracę w momencie zakończenia świadczenia pracy przez zwalnianego pracownika.

Kiedy nadejdzie pora, czyli o przebiegu rozmowy wypowiadającej umowę o pracę

Bardzo często negatywny rozgłos, który ma miejsce po zwolnieniu pracownika, wynika z tego, że rozmowa i jej przebieg były nieprzemyślane i oparte o emocjonalne komunikaty z obu storn. Dlatego zanim zdecydujemy się zakomunikować naszą decyzję, dobrze jest przygotować sobie plan spotkania, na którym zamierzamy przekazać informację zwalnianej osobie. Wśród praktykowanych schematów rozmów dominują te, w których pojawiają się następujące punkty:

1) zasygnalizowanie tonu spotkania,

2) przekazanie decyzji o zwolnieniu,

3) zwięzłe uzasadnienie decyzji,

4) pozostawienie przestrzeni na reakcję i wyjaśnienie dodatkowych wątpliwości.

5) omówienie dalszych kroków i wręczenie wypowiedzenia,

6) podsumowanie ustaleń i podziękowanie za współpracę.

Biorąc pod uwagę najczęściej spotykane praktyki w tym zakresie, przyjmuje się, że rozmowa dotycząca tego tematu powinna zacząć się od przejścia od razu do meritum. Oznacza to, że już na wstępie dobrze jest zasygnalizować pracownikowi, że mamy mu do przekazania złą wiadomość (np. „Pani Aniu, poprosiłem o to spotkanie, bo mam pani do zakomunikowania nieprzyjemną informację”). Część przełożonych ma tutaj, co prawda, tendencję do łagodzenia komunikatu poprzez kurtuazyjne rozpoczęcie rozmowy, ale to nie jest dobre rozwiązanie. Po pierwsze, istnieje ryzyko pojawienia się tematów, z których trudno będzie przejść do tego właściwego (np. po rozmowie o urlopie lub problemach prywatnych pracownika). Po drugie, takie lawirowanie może zostać w perspektywie odebrane przez zwalnianą osobę jako przejaw wyrachowania czy wręcz złośliwości.

Dlatego bezpośrednio po zwięzłym wprowadzeniu przekazujemy pracownikowi naszą decyzję („Podjąłem decyzję o zakończeniu współpracy z panią”). W kolejnym kroku winniśmy podać powód zwolnienia w kilku krótkich zdaniach. Argumentacja, którą w tym miejscu wysuniemy – szczególnie, gdy wynika z czynników leżących po stronie pracownika – powinna być konkretna, ale też pozbawiona emocjonalnych ocen osoby, którą zwalniamy. Na tyle, na ile to możliwe, należy opierać się na obiektywnych wskaźnikach i kryteriach, które stanowiły podstawę do podjęcia tej decyzji.

Po przekazaniu decyzji oraz jej uzasadnieniu wskazane jest pozostawienie rozmówcy przestrzeni na reakcję na otrzymaną informację. Najczęstszą z nich jest wstrząs, po którym pojawia się złość (często wyrażona jedynie niewerbalnie) i smutek. Dlatego pożądana jest tutaj empatia i cierpliwość, ale też gotowość do odpowiedzi na zadane nam pytania i prośby o dodatkowe wyjaśnienia.

Kiedy to nastąpi, przechodzimy do kolejnego etapu rozmowy („Czy jest pani gotowa do tego, abyśmy porozmawiali o dalszych krokach?”), omawiając przebieg dalszych kroków. To moment, w którym warto udzielić informacji na temat czasu rozwiązania umowy, kwestii płacowych (np. odprawie), przysługujących świadczeniach, przekazaniu obowiązków czy zaległym urlopie, który pracownik będzie musiał wykorzystać. Jeżeli uznamy to za stosowne, możemy również zaproponować wystawienie referencji (szczególnie gdy zwolnienie wynika z redukcji zatrudnienia) oraz wsparcie w poszukiwaniu kolejnej pracy. Po omówieniu tych kwestii możemy zakończyć spotkanie zgrabnym podsumowaniem, np. poprzez podziękowanie za dotychczasową współpracę i wkład w rozwój naszej apteki.

Oczywiście przeprowadzenie rozmowy w powyższy sposób nie gwarantuje jej spokojnego przebiegu, ale znacząco zwiększa prawdopodobieństwo, że po jej zakończeniu uda się nam utrzymać wizerunek profesjonalnego pracodawcy w oczach pozostałej części zespołu apteki.

Informacja do pozostałej części zespołu

Informacja o zwolnieniu może wywołać u pracownika bardzo różne reakcje. Część osób przyjmie ją ze spokojem i zrozumieniem. Wbrew pozorom duża część z nich wyczuwa wcześniej takie ryzyko. U innych spowoduje ona gwałtowne reakcje, takie jak żal, gniew czy chęć zaszkodzenia pracodawcy. W tym ostatnim przypadku istnieje ryzyko, że swoimi negatywnymi opiniami pracownik podzieli się z pozostałą częścią zespołu. Mimo to negatywny wydźwięk wśród pozostałej części personelu zależy nie tak bardzo od reakcji samego zwolnionego, ile jest silniej związany z komunikacją ze strony pracodawcy. Wielu właścicieli i decydentów aptek unika tutaj niestety transparentnej komunikacji. Taka postawa nie sprzyja poprawie morale zespołu. Zwolnienie to trudna sytuacja dla wszystkich. Dlatego wskazane jest wcześniejsze zaplanowanie komunikacji tej decyzji pozostałym pracownikom. Ważne, aby poczuli się oni poinformowani i dostrzegli, że ich przełożony potrafi z szacunkiem odnosić się do zwalnianych osób.

Zespół powinniśmy poinformować osobiście o naszej decyzji. Budujemy w ten sposób pozycję silnego lidera. W miarę możliwości winno się to odbyć podczas bezpośredniego spotkania, na którym nie będzie już zwolnionej osoby. Poza przekazaniem samej decyzji kluczowe jest poinformowanie personelu o tym, kiedy kończymy współpracę oraz w jaki sposób widzimy realizację zadań zwalnianej osoby. W dobrym tonie jest także zwięzłe podanie powodów, które wpłynęły na decyzję. Oczywiście pozbawione sensu jest w tym miejscu deprecjonowanie tego pracownika czy wchodzenie w niepotrzebne dyskredytujące go szczegóły.

Podsumowanie

W niniejszym artykule starałem się wskazać najważniejsze praktyki i zasady postępowania w sytuacji zwalniania pracownika z pracy, nie tylko w aptece. W świetle powszechnie występujących trudności z pozyskaniem personelu aptecznego zasadnym jest, aby proces ten przebiegał zgodnie z najwyższymi standardami formalnymi i etycznymi.

Zakończenie współpracy na ogół odbywa się w napiętej atmosferze, w której łatwo o pochopne decyzje oraz zaniedbania wynikające z chęci jak najszybszego zamknięcia sprawy. Zarządzając apteką, należy jednakże pamiętać, że jest to sytuacja, która ze względu na poziom negatywnych emocji wymaga od nas szczególnej atencji, przygotowania i systemowego działania. Zaniedbując ten obszar, wystawiamy się bowiem na ryzyko „czarnego PR-u” i obniżenia atrakcyjności naszej apteki jako miejsca pracy nie tylko dla kolejnych kandydatów, ale też zespołu, który już w niej pracuje.

Ulubione Drukuj

Zobacz również

Content marketing, czyli dozwolona forma promocji apteki

BIKA_83_3.jpg

Radcy prawni i notariusze oraz branże alkoholowa, tytoniowa i farmaceutyczna to zawody i sektory, które nie mogą bezpośrednio promować swoich usług. Mówi się, że jeśli czegoś nie można znaleźć w wyszukiwarce Google, to nie istnieje. Co zatem zrobić, jeżeli prowadzimy biznes w jednej z wykluczających możliwość reklamy dziedzin? Jak wykorzystać content marketing do wzmocnienia wizerunku marki? W jaki sposób legalnie przyciągnąć potencjalnych odbiorców i wyprzedzić konkurencję?

Czytaj więcej
Tekst otwarty nr 82/2020

Osiem strategii efektywnego działania apteki w czasach pandemii

BIKA_82_6.jpg

Pandemia koronawirusa wystawiła na próbę wiele aptek. Stała się jednocześnie poligonem do sprawdzenia się w nowych warunkach i radzenia sobie przez cały zespół apteczny w niespotykanych dotąd sytuacjach. Które z dobrych praktyk aptecznych okazały się najskuteczniejsze?

 

 

Czytaj więcej
Tekst otwarty nr 79/2020

Zatrzymać najlepszych, czyli o rynku pracownika w branży farmaceutycznej

BIKA_79_3.jpg

W ciągu ostatnich pięciu lat bezrobocie w Polsce spadło z 9,9% w styczniu 2014 r. do 3,3% odnotowanych we wrześniu 2019 r. (za: Europejski Urząd Statystyczny). To bez wątpienia dobry trend zarówno z punktu widzenia rozwoju naszej gospodarki, jak i indywidualnej jakości życia. Zmiana ta ma jednak swoje konsekwencje dla pracodawców. Coraz większe możliwości zatrudnienia oznaczają wzrost oczekiwań potencjalnych pracowników dotyczących wynagrodzenia, warunków pracy oraz benefitów.

Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama